HR-команды испытывают финансовые трудности1, 2. Это снижает их возможности найма, возможности обучения и развития, а также возможности удержания. Поэтому им следует найти способы повысить свою операционную эффективность, сохраняя при этом финансовую дисциплину.
Автоматизация управления персоналом может стать одной из стратегий оптимизации повседневных задач. Но опять же, не все компании могут себе позволить комплексный инструмент автоматизации управления персоналом. И учитывая, что большинство компаний по всему миру являются малыми и средними предприятиями (с предположительно «ограниченными» бюджетами) – следующая компания, желающая автоматизировать свои HR-процессы, может попасть в эту категорию.
Мы рекомендуем HR-отделам, которые имеют ограниченный бюджет или просто ищут полезный и доступный инструмент независимо от цены, рассмотреть WhatsApp для автоматизации некоторых своих процессов. В этой статье мы объясним, почему WhatsApp подходит для HR-специалистов, и продемонстрируем 25 основных связанных категорий, в которых его можно использовать для решения HR-задач.
Почему WhatsApp подходит для HR-специалистов?
WhatsApp — самое широко используемое приложение для обмена сообщениями в мире, ежедневно у него 2 миллиона активных пользователей. Таким образом, он широко доступен пользователям (предлагая как мобильные, так и настольные версии) и уже укоренился в нашей повседневной жизни. Таким образом, отделы кадров, желающие использовать это приложение в качестве основного канала связи, будут иметь минимальную потребность в обучении со стороны своих собственных команд, сотрудников и потенциальных кандидатов.
Кроме того, WhatsApp экономичен. Для небольших компаний WhatsApp Business бесплатен. А если потребности компании требуют приобретения WhatsApp Business API, первые 1000 разговоров также будут бесплатны.
При этом для доступа к расширенным возможностям, которые сам WhatsApp не предлагает, но которые становятся возможными благодаря его API – например, функциям интеграции, расширенной аналитике и генеративному искусственному интеллекту – компаниям следует сотрудничать с внешним поставщиком за дополнительную плату.
Каковы варианты использования WhatsApp в HR?
В этом разделе будут обсуждаться конкретные случаи использования WhatsApp для отделов кадров.
Объявление о работе
- QR-коды: Компании могут создать QR-код, который позволит заявителю присоединиться к частному чату, где он сможет предоставить свои учетные данные.
- Кнопка призыва к действию: Компании могут создать кнопку CTA в своем онлайн-объявлении о вакансии вместо QR-кода. Кнопка будет содержать гиперссылку, которая приведет пользователя в чат.
- Номер телефона: Самый примитивный способ: компании могут указать кандидатам свой номер телефона, чтобы они добавили его на свои телефоны и начали разговор.
Набор персонала
- Предварительный отбор кандидатов: Бот WhatsApp может задать ряд заранее написанных вопросов или отправить файл анкеты для предварительной оценки.
- Отвечаем на часто задаваемые вопросы: Потенциальные сотрудники могут задавать часто задаваемые вопросы чат-боту. Концептуально это похоже на то, когда Хаптик создал чат-бота WhatsApp для правительства Индии, чтобы отвечать на распространенные вопросы граждан о коронавирусе.
- Кадровый резерв: Отдел кадров может создать отдельную группу из всех кандидатов, подавших заявку, но не принятых на работу на тот момент. Так что, если им когда-нибудь понадобится, например, разработчик Python, менеджеры по найму могут отправить им широковещательное сообщение.
- Отзыв кандидата: После собеседования HR может использовать WhatsApp для обратной связи, которую можно использовать для устранения недостатков процесса найма.
Онбординг
- Приветственные наборы: Все новые сотрудники в одной группе WhatsApp могут получить графики ознакомления, физический адрес штаб-квартиры, политику компании, контракты, вступительные видеоролики и другие соответствующие документы.
- Видеозвонки: HR-команды могут планировать индивидуальные или групповые звонки (до 32 человек) в WhatsApp. Хотя у него нет таких функций, как совместное использование экрана, он полезен для быстрых вызовов.
Общение с сотрудниками
- Объявления в режиме реального времени: Об изменениях политики, вакансиях, днях отпуска, важных достижениях или предстоящих событиях можно объявлять в общей группе компании в WhatsApp.
- Механизмы обратной связи: Одна из должностей HR — проводить опросы и собирать отзывы. Так, по внутренним темам компании могут:
- Задавайте вопросы и вручную записывайте ответы.
- Создайте опрос с помощью внешнего инструмента, например Google Forms, и отправьте ссылку в группу WhatsApp.
- Сотрудничайте с такими поставщиками, как Qualtrics, которые могут создавать интерактивные опросы.
- Компартментализация: Группы WhatsApp примитивны по сравнению с каналами Discord. Тем не менее, они полезны для создания различных групп, таких как:
- Внутренняя HR-группа WhatsApp для самих HR-сотрудников.
- Группа по подбору и адаптации между HR-специалистами и менеджерами по найму
- Лидерство и управление для проведения тренингов по лидерству, обновлений или стратегических обсуждений.
Управление посещаемостью и отсутствием
- Автоматические ответы: HR-команды могут создавать автоматические ответы на управление отсутствием. Например:
- Сотрудник может отправить «сообщение с запросом на PTO». Бот понимает ключевое слово и выбирает соответствующий ответ из своей базы знаний, например: «Спасибо, что сообщили нам о вашем запросе PTO. Мы рассмотрим его и скоро свяжемся с вами». Если вы хотите создать такой ответ:
- WhatsApp также можно интегрировать в ERP компании для автоматического выполнения более сложных, но трудоемких задач. Например, сотрудники могут спросить, сколько личных дней им осталось. WhatsApp отправлял вызов API в ERP, получал информацию и ретранслировал ее обратно. С помощью Haptik компании могут интегрировать своего чат-бота WhatsApp в свои платформы ERP или KMS. для решения распространенных вопросов сотрудников на мобильных устройствах и на ходу.
- Ежедневный заезд/выезд: Сотрудники могут отправлять сообщения «приход» или «уход» на назначенный номер или группу отдела кадров в WhatsApp в начале и в конце своего рабочего дня. А если сотрудники отдела кадров захотят подсчитать их вручную, они смогут отфильтровать сообщения по конкретному имени сотрудника.
- Обмен местоположением: сотрудники, работающие за пределами офиса или на встречах с клиентами, могут при необходимости использовать функцию «Поделиться местоположением в реальном времени», чтобы подтвердить свое местонахождение в рабочее время.
- Поздние прибытия: сотрудники, которые опаздывают, могут уведомить отдел кадров о своей задержке и расчетном времени прибытия.
- Автоматические уведомления: настройка напоминаний или уведомлений о важных датах, праздниках или отпуске в конце года. Например, Cooby — это расширение Chrome для WhatsApp, которое позволяет создавать персонализированные уведомления.
Тренировка и развитие
- Распределение ресурсов: отдел кадров может использовать функцию «Каталог», чтобы демонстрировать преимущества компании, программы обучения или мероприятия как «продукты», которые сотрудники смогут просматривать.
- Напоминания о тренировках: Забудьте о пропущенных тренировках; напоминания могут гарантировать, что участники хорошо подготовлены и пунктуальны.
Помощь сотрудникам
- Прямая линия помощи: Наличие выделенной линии WhatsApp для решения проблем или помощи сотрудников может обеспечить немедленную поддержку, от административных вопросов до ресурсов по психическому здоровью. Несмотря на то, что существуют специальные чат-боты для терапевтов, если вы хотите превратить свой WhatsApp в одного из них, вы можете использовать функцию WhatsApp Business API, чтобы подключить его к платформам чат-ботов с открытым исходным кодом для его разработки.
- Анонимный отзыв: WhatsApp не поддерживает анонимные сообщения. Но его можно использовать для обмена сторонними инструментами опросов для сбора анонимных отзывов сотрудников.
Координация мероприятий
- Объявления о мероприятиях и ответы на приглашения: сведения о мероприятиях, такие как место проведения, рекламные материалы (в различных форматах, таких как PDF-файлы, изображения и видео) и формы для ответа на приглашение, могут быть отправлены в отдельную группу только для этого мероприятия. Более того, если мероприятие особенно масштабное, вы можете создавать списки рассылки для массовой рассылки сообщений, не засоряя групповые чаты.
Поддержание внешних связей
- Привлечение выпускников: HR-команда может создать отдельную группу для бывших сотрудников. Хотя у этого есть возможные негативные последствия, такие как необходимость модерировать чаты, чтобы обеспечить их продуктивность и уважение, положительные последствия могут включать:
- Сбор отзывов
- Обмен возможностями повторного найма
- Обсуждение партнерских проектов между организацией и нынешней материнской компанией сотрудника.
- Укрепление доброй воли
- Общение с партнерами и поставщиками: Создание отдельных групп для сообщений кадровым агентствам, внешним тренерам, страховым компаниям, пенсионным менеджерам, поставщикам канцелярских товаров, юридическим командам или другим поставщикам услуг, связанных с персоналом.
Управление расходами
- Подача квитанций: Для поездок и командировок сотрудников отдел кадров может создать группу и приглашать только тех сотрудников, которые пойдут в определенную поездку. Затем они смогут отправлять фотографии своих счетов прямо в WhatsApp вместо того, чтобы отправлять их по электронной почте или отправлять лично.
дальнейшее чтение
Если вы хотите инвестировать в диалоговый инструмент искусственного интеллекта, изучите наши основанные на данных списки:
А если у вас возникнут вопросы, обращайтесь к нам:
Найдите подходящих поставщиков
Заявление о прозрачности: AIMultiple работает с различными компаниями, в том числе с упомянутым в этой статье Haptik.ai.
Источники
- “Найм персонала отходит на второй план, поскольку HR сталкивается с бюджетными ограничениями.” HRDive. 21 апреля 2023 г. Проверено 23 августа 2023 г.
- “Более половины менеджеров по персоналу говорят, что бюджеты находятся под угрозой, что вредит эффективности бизнеса и восстановлению экономики.” Персонио. 11 октября 2022 г.
