Автоматизация расчетов с кредиторами (AP) NetSuite в 2024 году

Технологии

Автоматизация расчетов с кредиторами (AP) NetSuite в 2024 году | DeepTech

DEEPTECH

January 26, 2024

Бухгалтерское программное обеспечение NetSuite становится ключевым игроком на рынке AP, предлагая полный набор инструментов в области автоматизации финансов (см. рисунок 1). К наиболее примечательным среди этих функций относятся:

Источник: Oracle Netsuite.

Рисунок 1. Пример информационной панели AP.

Среди них автоматизация процесса кредиторской задолженности имеет решающее значение для поддержания непрерывных финансовых операций. По данным отчета Ardent Partners за 2023 год, внедрение автоматизации АП составляет 41% входящей повестки бизнеса. В отчете также подчеркивается, что 71% руководителей точек доступа считают, что интеллектуальные системы являются решающим фактором, влияющим на производительность точек доступа.¹ В этой статье мы рассмотрим одно из них — NetSuite — программное обеспечение для автоматизации точек доступа.

Обзор Oracle NetSuite

NetSuite Inc. со штаб-квартирой в Остине, штат Техас, — американская компания, специализирующаяся на облачном корпоративном программном обеспечении. В ноябре 2016 года корпорация Oracle приобрела NetSuite в рамках сделки на сумму около 9,3 миллиарда долларов США.

Для функций точки доступа, предлагаемых NetSuite, кратко ознакомьтесь с:

Услуги, предлагаемые NetSuite, включают в себя:

В этой статье основное внимание будет уделено только бухгалтерскому программному обеспечению NetSuite и, в частности, предлагаемой им автоматизации кредиторской задолженности.

Особенности и ключевые возможности автоматизации точек доступа NetSuite

Система кредиторской задолженности (AP) NetSuite автоматизирует процесс AP по управлению счетами поставщиков, их обработке, проверке и утверждению, а также осуществлению платежей. Эта автоматизация улучшает контроль над полным циклом от закупки до оплаты. Некоторые из ключевых функций, предлагаемых программным обеспечением для автоматизации приложений Netsuite:

Информационная панель кредиторской задолженности

Панель мониторинга, предлагаемая NetSuite, является настраиваемой. Ключевые показатели эффективности (KPI) и оповещения также включены в предлагаемые услуги. С помощью этих инструментов компании могут отслеживать важную информацию, такую как открытые заказы на покупку (ЗП), счета, ожидающие утверждения, сроки оплаты счетов, запланированный процесс оплаты и многое другое.

Записи поставщиков

Автоматизация точек доступа Netsuite позволяет предприятиям вести обширные записи по каждому поставщику, включая:

Контактная информация
адрес электронной почты
банковская информация
заказы
исторические платежи и кредитовые авизо.

Вы также можете сравнить полученные данные по счетам с информацией о поставщике и проверить точность.

Автоматизация заказов на закупку

С помощью NetSuite компании могут отслеживать запросы на покупку и автоматически пересылать их соответствующим менеджерам для оценки. После одобрения эти запросы могут быть преобразованы в заказы на поставку. Сопоставляя счета-фактуры поставщиков с заказами на покупку и полученными документами, вы можете предотвратить переплаты или дублирование платежей и транзакций.

Сбор счетов

Вы можете загружать цифровые счета в NetSuite, перетаскивая их или перехватывая по электронной почте. Затем эти счета-фактуры сканируются, и ключевые данные, такие как имя поставщика, номер заказа на покупку, заказанные товары, количества и цены, преобразуются в цифровой текст. NetSuite использует ИИ в автоматизации точек доступа автоматически генерировать запись о счете, изучая прошлые данные для предварительного заполнения соответствующих полей. Одновременное отображение фактического счета и интерфейса NetSuite может упростить процесс просмотра и проверки для сотрудников AP и избежать ручного ввода данных.

Источник: NetSuite²

Рисунок 2. Пример сбора и обработки счетов в Oracle NetSuite.

Сопоставление и утверждение счетов

Счета-фактуры поставщиков сопоставляются с соответствующими заказами на покупку и приемными документами для проверки точности таких деталей, как цена за единицу, количество и общая сумма. Эти счета поставщиков затем направляются соответствующим сотрудникам для непосредственного рассмотрения и утверждения. Использование автоматических напоминаний и мобильного приложения для утверждения может помочь автоматизировать процесс.

Автоматизация платежей

NetSuite позволяет организовывать платежи различными способами, такими как наличные, чеки, кредитные карты или электронные переводы, приуроченные к срокам оплаты счетов, или внедрение пользовательских правил для использования скидок при досрочной оплате. Вы также можете настроить и авторизовать повторяющиеся счета за регулярные расходы, такие как коммунальные услуги или подписки, при условии, что они соответствуют заранее установленным лимитам. NetSuite также предоставляет услуги обработки платежей для HSBC.

Отчеты

Компании могут использовать стандартные отчеты AP, настраиваемые сегменты отчетов и сохраненные поисковые запросы для углубленного анализа по различным измерениям, таким как категория расходов, отдел, местоположение или любые другие соответствующие критерии. Отчет позволяет отслеживать платежи по дате, статусу и поставщику.

Для получения общей информации и представления о том, как работает продукт, см.:

Структура цен на NetSuite

Официальная ценовая политика Netsuite доступна только при индивидуальном контакте. Однако вторичные источники утверждают, что стартовая цена платформы составляет около 99 долларов США за пользователя в месяц в дополнение к ежемесячной лицензионной плате в размере 999 долларов США. Тем не менее, эта базовая цена является лишь приблизительной, и ваши фактические расходы могут значительно отличаться.³

По данным другого вторичного источника, цены следующие:

Источник: Облако SCS.⁴

Рисунок 3. Цены на NetSuite

Варианты использования автоматизации точек доступа Netsuite

Векридж Кемикал

Векридж, стремясь превратиться в прогрессивного дистрибьютора, запустил NetSuite за 60 дней. Кроме того, Векридж внедрил NetSuite AP Automation для обработки счетов. Теперь NetSuite автоматически генерирует счет при получении заказа, используя данные заказа, уже имеющиеся в системе. Сотрудники компании также использовали эти инструменты для таких задач, как автоматический расчет комиссионных с продаж и информирование клиентов об их заказах.⁵

Брекс

Brex, расширившаяся за счет нескольких дочерних компаний, в том числе одной в Канаде, нуждалась в ERP-системе, способной вести учет нескольких предприятий. NetSuite OneWorld удовлетворяет эту потребность, позволяя Brex собирать данные из различных бизнес-подразделений, устанавливать унифицированные процессы и соответствовать международным нормам бухгалтерского учета и соответствия.

Кроме того, это облегчает распределение затрат между разными офисами, например, распределение расходов на аренду в зависимости от численности персонала, как отметил один из основателей. Основатели также подчеркивают возможности интеграции NetSuite, которая объединяет основные компоненты в единый модуль.⁶

Т3 Микро Суперзаряды

T3 Micro стремилась устранить необходимость в физических подписях на счетах и гарантировать своевременные платежи поставщикам. NetSuite позволил компании создать автоматизированную систему одобрения и ускорить платежи поставщикам. Позже некоторые пользователи сочли новую систему сложной из-за требований двухфакторной аутентификации. NetSuite связала T3 Micro со своим партнером Tipalti, чье платежное решение эффективно решило проблему аутентификации.⁷

Плюсы NetSuite

Клиенты широко упоминают возможности интеграции и настройки NetSuite, особенно преимущества этой системы в отношении системы учета.⁸

Общую картину того, что клиенты хвалят в Netsuite, см.:

Источник: G2

Рисунок 4: Плюсы NetSuite.

Минусы

Стоит упомянуть несколько узких мест NetSuite. Например, некоторые пользователи жаловались на плохой опыт регистрации и неэффективные инструменты поиска.⁹ Другие подчеркнули проблемы, с которыми они столкнулись в процессе реализации.¹⁰

Общую картину того, что клиентам не понравилось в NetSuite, см.: