Процесс «Закупки для оплаты» (P2P) начинается с выбора поставщика до завершения платежей по кредиторской задолженности. У каждого бизнеса должен быть P2P-процесс для управления отношениями с поставщиками. Достижения в области машинного обучения открывают предприятиям способы повысить эффективность и результативность своих P2P-процессов.

Учитывая обязанность финансовых директоров повышать эффективность всей организации, обязательно, чтобы такие процессы, как P2P, управляемые финансовым директором, выполнялись как можно эффективнее. Однако финансовые команды не имеют четкого представления о том, что можно улучшить в своих процессах, и их сбивают с толку подобные заявления поставщиков.

В этой статье мы объясняем возможности P2P Suites и то, как их можно улучшить с помощью ИИ, ссылаясь на возможные области использования.

Закупить, чтобы заплатить за комплекты

*В эту таблицу включены пакеты P2P, которые позволяют управлять всеми или большинством процессов, входящих в цикл закупок, и автоматизировать их. Рейтинги и обзоры основаны на данных Gartner Peer Insights, G2 и Capterra. Продавцы, получившие более высокий балл, занимают первое место.

Процессы закупок для оплаты

Пакеты P2P утверждают, что автоматизируют основные процессы P2P. Ранее мы определили процессы P2P и преимущества автоматизации P2P. В контексте использования пакетов P2P процессы резюмируются следующим образом:

Требуется идентификация: Организации определяют необходимые товары/услуги и соответствующим образом распределяют бюджет. Пакеты «Закупки для оплаты» могут включать в себя автоматизацию процесса составления бюджета с самого начала.

Электронные закупки: Пакеты P2P позволяют пользователям автономно создавать запросы на продукты и услуги, каталоги, цифровые формы или заказы с произвольным текстом. Следуя процедуре, основанной на правилах, эти запросы затем утверждаются и преобразуются в заказы на поставку (ЗП), которые пересылаются поставщикам через различные средства, такие как электронная почта, порталы или электронные средства связи. обмен данными (EDI). Кульминацией этой процедуры является получение заказа.

Счет-фактура поставщика: После успешной доставки заказов поставщики высылают счета с подробной информацией об услугах/товарах и суммах к оплате.

Автоматизация счетов к оплате (АП-АИ): этот сегмент фиксирует и автоматизирует процесс выставления счетов. Он сопоставляет счета с заказами на покупку или, при отсутствии заказа на заказ, поддерживает процессы кодирования и утверждения. Пакеты могут обрабатывать исключения, которые могут возникнуть в связи с транспортными и трудовыми затратами или дополнительными расходами, не упомянутыми в ЗП, а также включать электронное выставление счетов.

Аналитика: Аналитика в P2P анализирует весь рабочий процесс закупок, предоставляя представление о работе поставщиков, структуре расходов и потенциальных областях для экономии или улучшений. Этот управляемый данными процесс обеспечивает непрерывную оптимизацию и принятие обоснованных решений для будущей закупочной деятельности.

Некоторые другие функции, доступные для платных пакетов, могут включать в себя:

• Управление бюджетом
• управление персоналом
• Динамическое дисконтирование и/или финансирование цепочки поставок (SCF)
• Управление запасами
• Управление информацией о поставщиках
• Управление расходами сотрудников
• Платежи

Интеграция ИИ в систему закупок-оплат: 4 области использования

Стратегия «один размер подходит всем» не всегда может быть панацеей от всех проблем P2P.¹ Предприятия с их динамичными технологическими ландшафтами, которые развиваются под влиянием истории, слияний, поглощений и предпочтения лучших в своем классе подходов, не могут полагаться исключительно на целостное решение.

С другой стороны, некоторые платформы AP-AI могут не иметь того, что предлагают пакеты P2P, например, возможности утверждения закупок Coupa. Они могут не обеспечивать возможность сделать простые программные решения масштабируемыми. Тем не менее, они могут интегрироваться с пакетами P2P, использовать их возможности и сосредоточиться только на автоматизации. Ниже мы обсудим 4 области использования, которые иллюстрируют это.

1. Поиск:

P2P — это комплексный процесс. С самого начала может быть сложно управлять каждым процессом вручную. ИИ можно использовать для автоматизации нескольких процессов, включая идентификацию потребностей, создание заявок и идентификацию поставщиков.

Пример: Боты Keelvar без кода могут:

• запускать и настраивать события
• Сообщите категорийным менеджерам и пригласите поставщиков
• открытые и закрытые раунды торгов
• определить оптимальные сценарии награждения для рассмотрения пользователями
• запись заявок и переговоров для отслеживания и соблюдения политики

Тематическое исследование показывает, что консорциум DAX 20 крупного бенефициарного грузовладельца (BCO) использовал транспортных ботов Keevlar для морских перевозок, чтобы:

• создать правила проверки для обязательных элементов управления полями
• анализировать ставки операторов связи
• контрольные 5% лучших по эффективности затрат
• оптимизировать анализ сценариев

2- Обработка счетов

Спонсор

С появлением в середине 2010-х годов глубокого обучения и архитектуры-трансформера группа стартапов, в том числе Hypatos, запущенные решения внедрение глубокого обучения в обработку счетов, что значительно увеличивает уровень автоматизации.

Продукты Hypatos, обладающие способностью к постоянному обучению, предлагают предприятиям гибкость, интеграцию и отраслевые решения для сквозных процессов автоматизации, которых может не хватать в пакетах P2P. (Рисунок 1)

Hypatos использует архитектуру преобразователя для комплексной автоматизации обработки счетов, автоматизируя:

• захват
• классификация
• извлечение и проверка информации в счетах-фактурах.

3. Соответствие:

ИИ можно использовать для мониторинга, анализа и снижения рисков корпоративных расходов при закупках.

Пример: Программное обеспечение, такое как Oversight, может отслеживать данные по:

• путешествие и расходы
• карты покупки и автопарка
• кредиторская задолженность, закупки и главная книга

Алгоритм программного обеспечения может: обнаруживать мошенничество, неправильное использование, ошибки и шаблоны рисков, управлять SOX, FCPA, проверками и подписаниями ненадлежащих платежей и неплатежей. Он также может обнаруживать дубликаты и неправильные заказы на покупку в процессе закупок и останавливать платеж.

В ходе тематического исследования, связанного с HD Supply (поставщик строительных работ F500), компания Oversight смогла выявить потенциальные дублирующиеся транзакции закупок для оплаты на сумму более 3 миллионов долларов США. Ему удалось остановить или вернуть более 170 000 долларов США в виде двойных платежей в течение шести месяцев после внедрения.

4.Аналитика:

В сфере закупок решения для анализа расходов на основе искусственного интеллекта могут повысить эффективность.

Пример: Suplari — это автоматизированная аналитическая платформа с искусственным интеллектом, предоставляющая ценную информацию о закупках. Он может:

• Очистите, нормализуйте и классифицируйте данные о расходах и деятельности поставщиков из ERP, хранилищ контрактов, поездок и расходов, а также корпоративных транзакций P-card.
• Автоматизирует анализ текущих данных и исторических закономерностей внутри организации, чтобы

В тематическом исследовании с участием Геммологического института Америки (GIA) компания Suplari:

• связали, очистили и унифицировали данные о расходах GIA в устаревших системах 13 стран, включая Workday и Concur.
• создал панель мониторинга для анализа расходов, процессов заключения контрактов и покупок, а также понимания расходов на P-card и нарушений требований к закупкам.
• Включен доступ в режиме реального времени к отчетам о расходах для проверки неэффективности и возможностей.

Облачная оптимизация: ИИ также может обеспечить управление затратами и облачную оптимизацию при закупках.

Пример: Zesty.co — инструмент оптимизации для AWS. Инструмент:

• предоставляет данные в режиме реального времени о производительности облака, аномалиях
• собирает журналы AWS CloudWatch и CloudTrail и анализирует данные об использовании инфраструктуры
• включает планировщик EC2, который позволяет инженерам автоматизировать циклы включения/выключения простаивающих экземпляров EC2.
• включает в себя Resource Cleaner, который идентифицирует и удаляет простаивающие облачные ресурсы, такие как EBS, EIP и ELB.

Благодаря использованию zesty.co компания Armis Security за 18 месяцев сократила расходы EC2 на 1 миллион долларов США (40 % затрат). Программное обеспечение позволило автоматизировать управление обязательствами без помощи рук.

Часто задаваемые вопросы

Что такое P2P-пакеты?

Gartner определяет пакеты Procure to Pay как комплексные решения, которые автоматизируют рабочие процессы на предприятии по запросу, закупкам, получению и оплате платежей за продукты и услуги.² Они также утверждают, что клиенты все чаще приобретают P2P-услуги в рамках более крупной S2P-сделки с одним поставщиком.

Каковы потенциальные варианты использования пакетов P2P?

Закупки для бытовых нужд (косвенные закупки):

Цель состоит в том, чтобы повысить соответствие расходов и автоматизировать расходы на товары и услуги, которые необходимы бизнесу, а не для производства вещей или их повторной продажи.

Это основной способ использования пакетов P2P. Пользователи хотят, чтобы процесс покупки был простым и хорошо работал со многими поставщиками.

Сосредоточьтесь на прямых материалах

Здесь основное внимание уделяется сотрудничеству внутри цепочки поставок, в основном для предприятий, которые производят или продают продукцию.

Эти типы процессов закупок основаны на том, чего хотят клиенты, и входят в общую стоимость продукта. Пользователям в этой области необходимо подключаться к другим инструментам для планирования, срока службы продукта, качества и многого другого. Этот вид закупок часто требует большей интеграции с поставщиками, поскольку заказы на закупки сильно меняются.

Закупка услуг

Это для предприятий, которые приобретают различные услуги. Это включает в себя закупку сложных услуг, а также закупку временных работников.

Финансы

В данном случае речь идет преимущественно о финансовых задачах, таких как обработка счетов и платежей, инкапсуляция AP-AI и управление транзакциями.

Предприятия стремятся унифицировать финансовые операции в рамках процессов закупок, обычно ориентированных на электронное выставление счетов, AP-AI и функции оплаты.

Для сложных настроек

Вариант использования, основанный на сложных категориях закупок и географических охватах, требующих расширенной интеграции и аналитики для поддержки разнообразной внутренней инфраструктуры.

Этот вариант использования предназначен для предприятий с множеством различных и специфических потребностей, таких как нефтегазовые компании или компании, которые выросли благодаря множеству сделок. Также вызывают беспокойство безопасность, соответствие законодательству и адаптируемость широкого спектра устройств доступа конечных пользователей. Ключом к успеху является возможность подключиться ко многим операционным и финансовым системам и видеть, как проходят процессы закупок.

Каковы проблемы, связанные с пакетами P2P?

Многие организации тяготеют к платным решениям, чтобы минимизировать интеграцию, как предполагают исследовательские публикации Gartner. Это понятно, но не должно затмевать важность выбора правильных решений. Комплексное решение выглядит заманчиво, но маловероятно, что поставщик предоставит комплексный пакет закупок и оплаты, который работает и может быть настроен в каждом модуле.

Выбирая такой пакет, компании могут оказаться в ловушке пакета различного качества, внедрение которого может занять значительно больше времени; что приводит к медленным темпам внедрения пользователями и потенциальной неэффективности. Такие решения, как Coupa, предлагают комплексный подход, но клиенты, которым нужна помощь со специализированными решениями, могут не найти то, что они ищут.

По дополнительным вопросам по теме обращайтесь к нам:

Найдите подходящих поставщиков

Внешние ссылки:

1. «Рост экосистемы закупок и снабжения«. Басвар.
2. «Пакеты Procure-to-Pay (переход на систему Source-To-Pay)Гартнер.