Есть одна общая проблема, которая есть у многих из нас, независимо от нашей должности, должности или отрасли: БУМАЖНАЯ РАБОТА!!!

Бумажные процессы снижают эффективность, сокращают производство и даже представляют угрозу безопасности. Использование устаревших бумажных методов часто требует дополнительного оборудования и затрат, таких как принтеры, факсимильные аппараты и почтовые расходы, и это лишь некоторые из них. Отходы, образующиеся при использовании бумаги, огромны. Бумажные товары составляют большую часть товаров, которые попадают на свалки.

Несмотря на то, что мы видим, как бумага негативно влияет на рабочие процессы, многие компании все еще пытаются избавиться от нее. Большинство секторов, похоже, не могут избавиться от бумажной работы, будь то администратор здравоохранения, вручную вводящий данные пациента из бумажных форм, или государственное учреждение, обрабатывающее документы из печатных PDF-файлов.

Пришло время переосмыслить свои операции, если вы все еще перемещаете бумаги со стола на стол, отслеживаете фактические подписи и устраняете застревание бумаги в принтере.

Вот как избавиться от бумаги навсегда, если вы готовы стать более эффективным и освободить свою компанию от бумажной волокиты.

1. Подумайте, ПОЧЕМУ вы хотите отказаться от бумаги

Если у вас возникли проблемы с тем, чтобы убедить свою компанию отказаться от бумаги, начните с того, что сосредоточьтесь на том, почему вы хотите отказаться от бумаги. Если вы сможете четко объяснить, почему отказ от бумаги принесет пользу вашей компании, у вас будет больше шансов заручиться поддержкой сверху.

Как и в случае с большинством бизнес-решений, чтобы успешно получить время, ресурсы и бюджет, необходимые для отказа от бумажных процессов и перехода на цифровые технологии, вы должны продемонстрировать убедительную рентабельность инвестиций в переход на безбумажный формат.

В условиях нынешней пандемии COVID-19 становится ясно, что безбумажный учет необходим для защиты сотрудников, клиентов и всех, кто взаимодействует с вашей компанией. Потребность в инновациях и автоматизации бумажных и личных процессов резко возросла в результате COVID-19 в нынешних условиях. И, как и в случае с другими усилиями по цифровой трансформации, направленными на успешную навигацию в условиях пандемии, преимущества инноваций и автоматизации бумажных процессов будут продолжать снижать затраты и повышать эффективность еще долго после того, как пандемия стихнет.

Вот еще несколько причин, по которым автоматизация бумажной системы может быть выгодна для вашей компании:

• Экономьте время – Вашу команду сдерживают бумажные процессы? Согласно отчету о состоянии автоматизации рабочих процессов, 55% работников тратят как минимум целый день своей рабочей недели на выполнение административных обязанностей.
• Сохраняйте окружающую среду – По данным Совета по защите природных ресурсов, бумажная промышленность является одним из крупнейших в мире загрязнителей воздуха и воды, а также отходов.
• Снижение цены – Компании тратят 6 долларов на обработку и распространение на каждый доллар, потраченный на копирование, а половина всех распечатанных документов выбрасывается в течение 24 часов.
• Повысить продуктивность – Согласно недавнему исследованию, сотрудники тратят в среднем 9,3 часа в неделю на поиск и сбор информации. Устранив бумагу и централизовав данные, это неэффективное использование времени может быть значительно сокращено.

2. Изучите свои процедуры, чтобы узнать, где можно найти бумагу.

Вы не можете решить проблему, если у вас нет хорошего понимания ее и ее последствий. Итак, как только вы определили, почему вы хотите избавиться от бумаги на своем рабочем месте, пришло время изучить ваши процессы и определить возможности для сокращения бумажных и бумажных процессов. Затем сообщите о своих выводах всей организации и получите их одобрение.

Вы не сможете решить проблему с бумагой, пока не узнаете, откуда она взялась.

Первым шагом к пониманию проблемы и ее истинного влияния является проведение аудита процесса. Создайте документ или электронную таблицу, в которой перечислены все рабочие процессы, процессы и задачи вашего отдела.

Чтобы получить полную картину всех процедур, вам, возможно, придется поработать с коллегами. Сбор подписей на бумаге, хранение бумажных документов в физическом хранилище и отправка документов, контрактов или квитанций по почте — все это примеры бумажных процедур.

3. Сотрудничайте между отделами, чтобы лучше понять требования

Этот шаг может быть выполнен в сочетании с процедурами аудита. Пока вы сосредоточены на своем отделе, найдите сотрудников из других отделов, которые будут делать то же самое. Это обеспечит комплексное и синергетическое решение вашей компанией проблемы с бумагой.

Чтобы избежать неожиданностей в будущем, очень важно с самого начала участвовать в межведомственном сотрудничестве.

Рассмотрите возможность использования дизайн-мышления, чтобы найти возможные решения после того, как вы выяснили, где в компании прячется бумага.

Дизайн-мышление — это уникальный подход к решению проблем и улучшению опыта. Это метод вовлечения всех заинтересованных сторон в структурированную процедуру, которая может привести к открытию инновационных идей. Этот метод помогает вам получить различные точки зрения, включая все соответствующие заинтересованные стороны, и найти творческие ответы на ваши самые неприятные проблемы.

4. Проведите исследование безбумажных вариантов

Теперь, когда вы завершили аудит процессов и определили все процессы, связанные с использованием бумаги и бумагой, пришло время изучить, какие продукты, процедуры и технологии могут заменить всю эту бумагу!

Для начала составьте список всего программного обеспечения, которое сейчас использует ваша компания. Это может помочь вам выявить элементы, уже имеющиеся в вашем техническом стеке, которые можно использовать для замены бумаги, а также продукты, которые вы можете заменить более эффективным решением.

Начните искать безбумажные решения, как только вы обнаружите пробелы в своем технологическом стеке. Онлайн-формы, автоматическое создание документов, электронные подписи и автоматизация рабочих процессов — все это нужно учитывать.

Если вы думаете о покупке нового программного обеспечения, во время разговора с продавцами помните следующее:

• Иметь приблизительное представление о том, сколько пользователей будет использовать программное обеспечение.
• Будьте в курсе вашего бюджета
• Составьте список «обязательных» функций
• Составьте список полезных функций
• Признайте технологические способности вашего персонала
• Составьте график выпуска нового программного обеспечения

5. Создайте стратегию безбумажного перехода

Успех вашего нового безбумажного решения будет определяться несколькими переменными.

Во-первых, вы должны общаться просто, кратко и часто. Лучше быть максимально прозрачным при запуске нового процесса. Ваши сотрудники будут чувствовать себя более непринужденно, осваивая новые процедуры или изучая новые технологии, если они хорошо информированы.

Во-вторых, должен быть четко определенный график перехода. Вы не хотите, чтобы ошибочные бумажные процедуры или ненужные документы задерживались на месяцы или даже годы! Убедитесь, что все согласны с ожиданиями и сроками. Вам нужно будет дать им достаточно времени, чтобы приспособиться к изменениям, которые следует делать волнами, а не сразу.

Чем могут помочь процессы AUTOMATNG ручного ввода данных?

Автоматизация ввода данных сокращает или устраняет процессы ввода данных за счет использования программных решений для автоматического ввода данных.

Вот некоторые из преимуществ автоматизации ввода данных, которые следует учитывать при разработке стратегии безбумажного перехода:

• Значительно снижены затраты на ввод данных по сравнению с ручным вводом
• Повышенная безопасность и предотвращение мошенничества
• Повышение производительности задач, которые могут быть выполнены только людьми
• Повышенная точность и меньше ошибок
• Снижение требований к хранению и связанных с этим расходов
• Офис больше не является единственным местом, где ведется бизнес
• Устраняет использование бумаги в источнике
• Повышение видимости ваших активов
• Позволяет и/или помогает в развитии новых бизнес-каналов
• Облегчает управление рассредоточенными командами в разных часовых поясах.
• Стабильный результат, поскольку автоматизированные процессы не болеют, не устают, не отвлекаются, не спят и не уходят в отпуск

Как Deep Cognition может помочь в устранении бумажного ввода?

Deep Cognition предоставляет решения для автоматизации учета и ввода данных. Автоматизируя процесс ввода данных с помощью PaperEntry, вы можете сэкономить время и деньги, резко повысив точность. Чтобы узнать больше о Deep Cognition, напишите нам по адресу sales@deepcognition.ai или посетите наш веб-сайт www.deepcognition.ai